Politique de Confidentialité

1.Objet de la présente politique

Le Centre Kinéquipe accorde une grande importance à la protection de la vie privée et des données personnelles de ses patients, visiteurs et utilisateurs du site.

La présente politique explique quelles données personnelles peuvent être traitées lors de l’utilisation du site, de la prise de rendez-vous en ligne ou d’un contact téléphonique avec le secrétariat.

Elle est établie conformément au Règlement général sur la protection des données, dit « RGPD », ainsi qu’à la législation belge applicable.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

KINEQUIPE

Nom commercial : Centre Kinéquipe

Adresse : Sentier du Berger 58, 1325 Chaumont-Gistoux, Belgique

Numéro d’entreprise : 0897.866.444

Téléphone : 010 68 05 02

3. Données traitées

3.1. Données de navigation

Lors de la consultation du site, certaines informations techniques peuvent être collectées automatiquement :

adresse IP ;
date et heure de consultation ;
pages consultées ;
type de navigateur et d’appareil ;
système d’exploitation ;
adresse du site depuis lequel le visiteur est arrivé ;
données techniques nécessaires à la sécurité et au fonctionnement du site.

L’hébergeur Odoo indique notamment que ses serveurs peuvent enregistrer l’adresse IP, les pages consultées, la date, l’heure, le navigateur et la plateforme utilisée, principalement à des fins techniques, statistiques, légales et de sécurité.

3.2. Données liées à la prise de rendez-vous

La prise de rendez-vous en ligne est effectuée via la plateforme externe Helena Pro Calendar, anciennement Progenda.

Selon les informations demandées lors de la réservation, les données suivantes peuvent être traitées :

nom et prénom ;
numéro de téléphone ;
adresse électronique ;
date de naissance, si elle est demandée ;
thérapeute ou type de rendez-vous sélectionné ;
date et heure du rendez-vous ;
informations pratiques communiquées lors de la réservation ;
historique, modification ou annulation des rendez-vous.

Helena Pro Calendar permet notamment la prise de rendez-vous en ligne, la gestion des agendas ainsi que l’envoi de confirmations et de rappels par e-mail ou SMS.

Les données saisies directement sur cette plateforme sont également soumises à la politique de confidentialité et aux conditions propres à Helena Pro Calendar.

3.3. Données communiquées par téléphone

Lorsqu’une personne contacte le secrétariat, les données suivantes peuvent être traitées :

nom et prénom ;
numéro de téléphone ;
motif général de l’appel ;
disponibilité souhaitée ;
rendez-vous demandé, modifié ou annulé ;
message vocal laissé au secrétariat.

Il est recommandé de ne pas communiquer d’informations médicales détaillées dans un message vocal.

3.4. Données relatives à la santé

Certaines informations communiquées lors de la prise de rendez-vous ou de la consultation peuvent révéler des données relatives à la santé.

Ces données sont considérées comme sensibles par le RGPD et font l’objet d’une protection renforcée.

Elles sont uniquement traitées lorsqu’elles sont nécessaires à l’organisation ou à la fourniture des soins, par des personnes soumises à une obligation de confidentialité ou au secret professionnel.

4. Finalités des traitements

Les données personnelles peuvent être utilisées pour :

permettre le fonctionnement technique et sécurisé du site ;
afficher correctement le contenu sur l’appareil utilisé ;
prévenir les abus, intrusions et incidents de sécurité ;
organiser, confirmer, modifier ou annuler les rendez-vous ;
envoyer des rappels de rendez-vous ;
répondre aux appels et messages vocaux ;
orienter administrativement le patient vers la prise en charge appropriée ;
assurer le suivi administratif lié aux consultations ;
respecter les obligations légales, professionnelles et réglementaires applicables au centre et aux thérapeutes ;
constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Le site ne contient pas de formulaire de contact et n’est pas utilisé pour envoyer des newsletters ou des communications commerciales.

5. Bases juridiques

Les traitements reposent, selon les situations, sur :

l’exécution de mesures demandées par le patient en vue d’une consultation ou d’un rendez-vous ;
la fourniture et l’organisation de soins de santé ;
le respect d’obligations légales ou professionnelles ;
l’intérêt légitime du Centre Kinéquipe à assurer le fonctionnement, la sécurité et l’administration de son site ;
le consentement du visiteur lorsque celui-ci est requis, notamment pour certains cookies ou services non essentiels.

Le RGPD prévoit plusieurs bases juridiques possibles, dont le consentement, l’exécution d’un contrat, le respect d’une obligation légale et l’intérêt légitime.

6. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Les données nécessaires à la prise de rendez-vous doivent être fournies afin de permettre l’organisation de la consultation.

En l’absence de certaines informations essentielles, il peut être impossible de confirmer ou de gérer correctement le rendez-vous.

Les informations non signalées comme obligatoires restent facultatives.

7. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions, notamment :

les secrétaires du Centre Kinéquipe ;
les thérapeutes concernés par la prise en charge ;
les personnes autorisées chargées de l’administration du site ;
Odoo, en qualité de prestataire d’hébergement et de services techniques ;
Helena Pro Calendar/Progenda, pour la gestion des rendez-vous ;
les prestataires informatiques intervenant sous contrat ;
les autorités ou organismes publics lorsque la loi l’exige.

Ces personnes et prestataires sont tenus de respecter la confidentialité et la réglementation applicable à la protection des données.

8. Services externes

8.1. Odoo

Le site est conçu et hébergé à l’aide des services d’Odoo.

Odoo peut traiter certaines données techniques nécessaires à l’hébergement, à la sécurité, à la maintenance et au fonctionnement du site. Odoo précise que les données contenues dans la base du client restent sous le contrôle de ce dernier.

8.2. Helena Pro Calendar / Progenda

Lorsqu’un visiteur clique sur le bouton de prise de rendez-vous, il peut être redirigé vers Helena Pro Calendar ou utiliser une interface intégrée à cette plateforme.

Helena Pro Calendar traite les données nécessaires à la réservation, aux confirmations, aux rappels, aux modifications et aux annulations de rendez-vous.

8.3. Cartographie

Le site peut intégrer ou proposer un lien vers un service de cartographie afin d’aider les patients à localiser le centre.

Lorsque le visiteur utilise ce service, le prestataire de cartographie peut collecter certaines données techniques, notamment l’adresse IP, les données de navigation ou la localisation si celle-ci est autorisée sur l’appareil.

9. Transferts de données en dehors de l’Espace économique européen

Certains prestataires techniques peuvent recourir à des sous-traitants situés en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un transfert international de données a lieu, il doit reposer sur un mécanisme reconnu par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation ou des garanties contractuelles appropriées.

10. Durée de conservation

Les données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire.

Les durées sont déterminées selon les critères suivants :

les données de navigation sont conservées pendant la durée nécessaire au fonctionnement, à la sécurité et à l’analyse technique du site ;
les données de rendez-vous sont conservées pendant la durée nécessaire à leur gestion et selon les paramètres de Helena Pro Calendar ;
les messages vocaux sont supprimés après leur traitement, sauf lorsqu’une conservation temporaire est nécessaire pour assurer le suivi de la demande ;
les informations intégrées au dossier patient sont conservées conformément aux obligations légales et professionnelles applicables aux professionnels de santé ;
les données nécessaires à la facturation, à la comptabilité ou à la défense de droits peuvent être conservées pendant les délais légaux applicables ;
les cookies sont conservés pendant les durées précisées dans la politique de cookies ou dans l’outil de gestion du consentement.

11. Sécurité des données

Le Centre Kinéquipe prend des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les données contre :

l’accès non autorisé ;
la perte ;
la destruction ;
l’altération ;
la divulgation ;
l’utilisation abusive.

L’accès aux données est limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.

Aucun système informatique ne pouvant être garanti comme totalement sécurisé, le Centre Kinéquipe veille à adapter régulièrement ses mesures de protection aux risques identifiés.

12. Droits des personnes

Toute personne concernée peut, dans les limites prévues par le RGPD, demander :

l’accès à ses données personnelles ;
la rectification de données incorrectes ou incomplètes ;
l’effacement de ses données ;
la limitation du traitement ;
l’opposition à certains traitements ;
la portabilité de certaines données ;
le retrait de son consentement lorsqu’un traitement repose sur celui-ci.

L’Autorité de protection des données rappelle que les personnes doivent notamment être informées des finalités, bases juridiques, destinataires, durées de conservation et droits dont elles disposent.

Pour exercer ces droits, une demande peut être envoyée par courrier à :

Centre Kinéquipe

Sentier du Berger 58

1325 Chaumont-Gistoux

Belgique

Afin d’éviter qu’une personne non autorisée obtienne des données, une preuve d’identité raisonnable peut être demandée lorsque l’identité du demandeur ne peut pas être vérifiée autrement.

13. Réclamation auprès de l’Autorité de protection des données

Toute personne estimant que ses données ne sont pas traitées conformément à la réglementation peut introduire une réclamation auprès de :

Autorité de protection des données

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

Belgique

L’exercice de ce droit n’empêche pas la personne de contacter préalablement le Centre Kinéquipe afin de rechercher une solution.

14. Cookies

Le site utilise au minimum des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement, à la sécurité, à la gestion de session ou à la mémorisation des préférences.

Des cookies supplémentaires peuvent être utilisés pour des statistiques, des contenus externes ou des services de cartographie.

Les cookies non strictement nécessaires ne peuvent être placés qu’après avoir obtenu un consentement préalable, actif et éclairé. Le visiteur doit également pouvoir retirer son consentement aussi facilement qu’il l’a donné.

Les informations détaillées sont disponibles dans la Politique de cookies et dans l’outil de gestion des préférences du site.

15. Liens vers des sites externes

Le site peut contenir des liens vers d’autres plateformes, notamment Helena Pro Calendar, un service de cartographie ou des sites institutionnels.

Le Centre Kinéquipe n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces sites externes. Il est conseillé de consulter leur propre politique de confidentialité.

16. Modification de la politique

La présente politique peut être adaptée en cas de modification :

des services proposés ;
des outils techniques utilisés ;
des traitements de données ;
de la réglementation applicable.

La version publiée sur le site est la version en vigueur.

17. Date de mise à jour

Dernière mise à jour : 16 juillet 2026